ProDoc: Módulo gestor documental

ProDoc es una herramienta para poder digitalizar y gestionar documentos con diferentes características.

Un centro deportivo gestiona una gran cantidad de información en papel (contratos de alta, datos bancarios, albaranes y facturas de compra, tiquets de venta, etc.) que han de ser almacenados y accesibles durante bastantes años. La búsqueda de estos documentos muchas veces resulta compleja si el criterio de búsqueda no corresponde con el de clasificación.

CARACTERÍSTICAS

Carpeta

ProDoc nos ofrece una herramienta para la gestión de grandes cantidades de documentos escaneados. Para ello incorpora las siguientes funcionalidades:

  • Opción de digitalización certificada, con lo que ya no es necesario conservar los originales en papel (versiones digitales firmadas electrónicamente según Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre y la norma EHA 962/2007 de 10 de abril)
  • Se integra directamente con la ficha de un cliente o con diferentes acciones de gestión (alta/baja de un abonado, cobro, compra de material, etc.) de una formá rápida y accesible.doc2
  • Gestión documental de albaranes y facturas de proveedores, vinculados a aprovisionamiento de material o simplemente ligados a la ficha del proveedor.
  • Reconocimiento óptico del texto contenido en el documento (OCR), utilizando para ello uno de los algoritmos más rápidos y fiables.
  • Búsqueda de documentos por palabras clave (por ejemplo, buscando 'cloro' nos aparecerán todos los albaranes y facturas que contengan ese texto)
  • Campos adicionales parametrizables en función de la tipología de documento (metadatos). De esta forma podemos completar ciertos documentos con referencias adicionales (número de pedido, código de proyecto, centro de coste, departamento, etc.)
  • Captura de documentos a simple y doble cara, incluyendo múltiples páginas. El sistema digitaliza todas las páginas y las compone en un solo documento.
  • Rotación automática y detección de páginas en blanco, para optimizar la operativa. Simplemente colocar las hojas en el escaner y el software se encarga de todo lo demás.
  • Los ficheros se almacenan en formato PDF textual, lo cual le permite copiar el contenido del documento a otras aplicaciones.

VENTAJAS DE DIGITALIZAR LA DOCUMENTACIÓN

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  • Agilidad en la búsqueda, a través de cualquier palabra clave contenida en cualquier documento
  • Acceso inmediato y concurrente a la documentación. Al tener la documentación digitalizada, varios usuarios pueden acceder al mismo documento sin necesidad de esperas
  • Importante reducción de espacio físico que habitualmente está en zonas donde el espacio para el archivo es muy costoso.
  • Utilización de la misma estructura de seguridad de usuarios para proteger la información (acceso restringido a los documentos digitalizados)
  • Eficacia y ahorro de tiempo en la gestión (el proceso de digitalización es más rápido en tiempo y más eficaz que la clasificación manual)
  • Seguridad de los documentos consultados, los originales se mantienen en archivos, no se pierden ni se deterioran